メモの変遷（前編）

メモは紙に手書き派、の私でしたが、ついにApple Pencilを購入しました。

今回は手書き時代のことです。

何に取るか？

メモを取る必要性が大きくなったのは、監査法人に就職してからでした。

先輩や上司から教わる仕事の進め方などの事務的な備忘メモの他、仕事用には、クライアントへの質問・回答、経営者とのディスカッションの議事内容など、あとで「監査調書」という書類に監査証拠として残すためのメモや、クライアントの特徴・気をつけることなどの備忘メモが必要でした。

「メモは1冊のノートにまとめよ」などとよく言われるので、自分も最初は事務用と仕事用に1冊ずつのノートを用意したのですが、仕事用のノートについては、1冊のノートにまとめるやり方は、次の3つの理由から合いませんでした。

①機密性が高い

あるクライアントでとったメモがほかのクライアントで見える、というのは、絶対に許されません。

調書にまとめたものはすぐ破いて別にファイルするとかすればよいのでしょうが、なかなか追いつかず。

ページを替えればいいのでしょうが、他社の情報を持って打ち合わせに臨むこと自体が何となくイヤでした。

②探せない

1冊のノートにメモを取っていると検索に難がありました。

次の打ち合わせのときに、前回のメモを見返しておきたいと思っても探しづらい。

ノートがたまってきて新しいノートにしたとき、古いノートに入っている情報が手元にない（頭に入れとけ、という話なのでしょうが）のも困りました。

今は、ページの端を切り取れたり、マーカーでインデックスをつけられたりするノートが市販されていますね。当時もそういう工夫をすればよかったのかもしれません。

③前回どう書いたか気になる

1冊のノートにするとなると、ノート全体で統一のとれたものにしたいという無駄な感情が沸きました。

1行開ける・開けない、文頭を1文字開ける・開けないや、字のクセが前のページと違うのが気になったり…。

しょーもないことを気にしていたものです。

パソコンで書けば？

パソコンでメモを取れば、これらの問題は解決します。

ただ、今はノートパソコンを持ち込んでメモを取るのは一般的になっているでしょうが、私が勤め始めた頃は、まだ抵抗を持つクライアントもありました。

自分自身も、パソコンのディスプレイがクライアントとの間に壁を作るようで好きではなく、パソコンを使うことはありませんでした。

方眼紙（レポート用紙）に手書き

結局、1枚ずつはがしとれるレポートパッドにメモをとり、クライアントごとにファイル（不要になったら破棄）する、というスタイルに落ち着き、以後、今に至るまで10年以上続けてきました。

1枚ずつはがし取ることで、

• 他のクライアントに情報を持ち込むことがなくなる
• クライアントごとにファイルするので、前回のメモを探しやすい
• 1回ずつ作るメモなので、前回の書き方が気にならない

というわけです。

最初は、ライフの「クリッパー」5mm方眼罫のA4サイズ、それが近所で手に入らなくなってからは、オキナの「プロジェクトペーパー」5mm方眼罫のA4サイズを使っていました。

クリッパーの方が、罫線が薄いグレーで目立たず、紙質もさらさらです。

プロジェクトペーパーは、罫線がブルーなのが最初は気になり、紙質も普通でしたが、値段は安く、慣れてしまえばこちらでいいか、となりました。

ペーパーレス？

開業後は、質問への回答、質問に関連して調べたこと、打ち合わせメモ、自分の備忘メモやなどを1箇所に集約するため、Evernoteを使い、お客様ごとにノートブックを作っています。

打ち合わせメモはテンプレートを作り、事前に準備するアジェンダ、打ち合わせのポイント、打ち合わせ後のTodoなどを入力しています。

手書きメモはスキャンしてPDFにし、打ち合わせメモのノートに添付して保存、紙は破棄していました。

プロジェクトペーパーにメモを取るのは気に入っているものの、ついに、「この作業ムダだよな〜」と思う度合＞プロジェクトペーパーにメモを取るのが好き、となりました。

ペーパーレスにするにあたっても最もムダであろう、紙をPDFにする作業ですからね…。

次回に続きます。