ペーパーレスがいいとわかっていても、なかなか、ペーパーレスにできません。

新しいモノクロレーザープリンター

確定申告にあわせて、モノクロレーザープリンターを買い換えました。

先代(まだ捨てていませんが)は、元々プライベートで3年ほど使っていたのを事業用にしたものです。A4コピーとスキャナーのついた自動両面プリンターなのに、LAN非対応でUSB接続という残念な子でしたが、よく働いてくれました。

事務所には、A3コピー、スキャナー、カラー印刷対応の(巨大)インクジェットプリンターがすでにあるため、買わない、という選択肢もありましたが、結局購入することにしました。

ペーパーなものたち

普段モノクロレーザープリンターで印刷しているものには次のようなものがあります。

  1. 税務署への別送資料
  2. 申告書のドラフト
  3. 打ち合わせのための資料
  4. 打ち出して書き込みながら作業する方が早い資料
  5. 送付状
  6. 決算報告書、総勘定元帳

①税務署への別送資料

例えば、消費税の還付申告を行う場合の添付資料であるInvoiceなどは、電子申告できないため、送付状をつけて、別途税務署に郵送します。

「Webゆうびん」というものもありますが、お客様のInvoiceなどを外部に送るというのに個人的にためらいがあり、今は自分で送っています(あくまで私個人の選択です。「Webゆうびん」は、セキュリティが完備され、人手が一切介入しないシステムとなっているとのことであり、これを業務で利用することを否定しているわけではありません)。

資料のボリュームはお客様によって異なりますが、レーザープリンターで印刷するにこしたことはありません。

②申告書のドラフト

最後の最後のチェックのときだけ印刷しています。

最近は、データでチェックしている段階でミスを見つけられるようになり、印刷した後でさらにミスを見つけることはまずありません。

でも、どうしても最後は不安で、不安を我慢しても仕方ないので、今のところ、最後だけは印刷しています。

印刷した段階でさらにミスを見つけることはない、というのがもっと定着すれば、いずれは止められるかな、と思っています。

③打ち合わせのための資料

打ち合わせにパソコンをお持ちになるお客様もいらっしゃるので、あらかじめデータをお送りしておき、同じデータを見ながらお話しする、ということもできるのですが、まだそこに踏み切れていません。

打ち合わせの資料そのものの作りももう少し変えていきたいという課題もあり、あわせて検討しているところです。

④書き込みながら作業する資料

外貨換算が必要であったり、売掛金の入金サイトがばらばらだったりする場合のInvoiceなどの資料です。

一時期ペーパーレスを試みたのですが、紙の方が見やすいということで、元に戻ってしまいました。

これも訓練であったり、管理用のデータをうまく作れると、ペーパーレスにできるのかもしれません。

⑤送付状

これについては、郵送の機会をなるべく減らすということにつきますが、最低限のものは出てきます。

ただ、件数は少ないため、レーザープリンターでなくても、というものではあります。

⑥決算書、総勘定元帳

決算書、総勘定元帳については、現行の法制度では、電子帳簿保存の承認申請をしない限り、紙での備え付けが必要です。

データでお渡ししておいて必要な時に印刷する、というのではルール違反ですし、かといって、すべてのお客様に電子帳簿保存の承認申請をしましょう、というのも難しいです。

結局、毎期毎期、製本してお渡しする、ということに今のところはしています。

ペーパーレスを阻むもの

こうして洗い出してみると、自分にとってのペーパーレスを阻むものは、この2つに絞られます。

  • 自分の意識(不安、紙の方が楽など)
  • 制度

まずは自分の意識の持ち方次第で変えられるところからかな、と思います。

開業当初は月次の会計の確認資料も全部印刷していました。

勤務していた事務所がそうだったためですが、それは所長がぱっと見てわかる、引継しやすい、などの理由であって、所長+所員多数の事務所では合理的であるものの、ひとりでは必ずしも必要ありません。

徐々に印刷するものとしないものを区別をするようになりましたが、そういう区別をすると、何を印刷してあるかとっさにわからず、結局見るのはデータということになり、もう、原則印刷しない、というルールにしました。

勤務していたころに比べてファイルがすかすか(というかほぼ不要)で、いまだに何だか不安ですが、そこは割り切ることにしています。

試行錯誤するのは非効率ではありますが、自分は自分で納得しないと先に進めないタイプです。目的意識をはっきり持つことで、試行錯誤の効率を少しでもあげ、その時その時の自分に合ったやり方を見つけていけたらと思います。

今日の花

アルストロメリア(ヒガンバナ科、原産地:アンデス地方南部)

野生のユリのような独特の斑が入った花です。ユリの仲間ではありませんが。黄色やピンクはよく見かけますが、こういう紫色のものは初めて見ました。蕾も開くので、長く楽しめます。アレンジメントでは何度か使ったことがありますが、茎が枝分かれするところで切ると案外短くて丈もそろってしまうため変化をつけづらく、花首が曲がっていて茎もやわらかいので、きれいなのですが、自分にとっては難しい花材の一つです。