G Suiteに登録したこと（その2）

この時期に新しくしたことを書いています。

前回、G Suiteに登録し、3時間近くかかってドメインの所有権の確認が完了したところです。

メールデータの移行

次はメールデータの移行です。

ツールを使って「容易なデータ移行」ができるとのことでしたが、ツールが適合しない条件だったのかうまくいきません。

ドメインの所有権の確認でかなり疲労し、ヘルプを読み解く思考能力も落ちていました。

試しに、と、Outlookに新しいアカウントを設定し、Outlook上で元のメールの受信フォルダから、新しいアカウントの受信フォルダへデータをドラッグしたら、ウェブ上のGmailでも読めた…。送信メールも同様でした。

どういう仕組みなのか首をかしげながらも、過去半年分のデータを同じようにドラッグして、メールデータの移行を終了しました。

iPhoneとiPad

iPhoneとiPadでは、Gmailアプリにアカウントを追加したら、他に何の設定もせずにメールを送受信できました。

しかし、1週間ほど後、Gmailアプリからアカウントにアクセスできなくなり、さらにChromeアプリからWeb経由でアクセスすることもできなくなってしまいました。

G Suiteには、モバイル端末の管理機能もあります。管理者がモバイル端末の操作を監視したり、場合によってはデータを削除をすることができる機能です。

それまでは、iPhoneとiPadを登録することなく使えていたのですが、登録しないとだめなのかと登録作業を行うことにしました。

「iOS搭載端末の場合、Appleプッシュ証明書を設定」

「iOSユーザーは、Device Policyアプリまたはプロファイルをインストール」

・・・

またもや謎の言葉が並んでいます。

なんとかヘルプ通りに作業を進め、端末管理の画面にiPhoneが追加されたのを確認できました。

しかし、すぐにはアクセスできるようにはなりませんでした。設定が反映されるまでに最大24時間かかるとのことでしたので、いったんここで諦めることにしました。

翌日試してみると、GmailアプリからもChromeからもアクセスできるようになっていました。その後は、今のところ問題なく使えています。

G Suiteにしてみた感想

良かった点

1. パソコンとiPhone・iPadとで送信メールの同期が実現
2. Google Driveとの連携
3. 不在通知の設定がGmailでできる
4. GmailのWebもアプリも見た目が好き

①送信メールの同期

送信メールをパソコンとiPhone・iPadと同期させたい、というのがそもそものきっかけでしたので、これができるようになって、やっぱり良かったと思います。

②Google Driveとの連携

添付ファイルをPCにダウンロードするかGoogle Driveに保存するか選択できます。

Google Driveに保存することを選択した場合、いったんルートフォルダに保存されますが、すぐに「整理する」というリンクが表示されます。そこをクリックすると、保存したいフォルダに入れることができます。途中で新しいフォルダを作ることもできます。

検索機能を使うからフォルダは作らない、とか、インボックスに入れて後で整理、というやり方もありますが、どちらも自分には合わなかったので、その場で、エクスプローラーの画面を別途開くことなく、入れたいフォルダに格納できるのはとてもいいです。

ただ、複数の添付ファイルがあるとき、2個目のファイルも「整理する」はルートフォルダから始まりますので、そういう時は、ルートフォルダにいったん保存しておき、まとめて移動する方がいいかな、と思います。

圧縮ファイルは、Chromeアプリを追加すればGoogle Drive上で解凍することができます。

③不在通知の設定Gmailでできる

年に数回なのですが、不在通知の設定をしておきたいと思うことがあります。今までは、Outlookからは不在通知の設定ができず、わざわざサーバーの管理画面にアクセスして、そこで設定していました。

Gmailは、Gmailの設定画面から不在通知の設定ができるので便利です。

④GmailのWebもアプリも見た目が好き

好き嫌いが分かれるかもしれませんが、私は好きです。毎日必ず見るものですので、単純に、好きな見た目のものの方が嬉しいです。

微妙な点

1. 設定が難しい

設定が難しい

これにつきます。

それほどIT音痴ではないと自負しているのですが、ヘルプを読んでもわからないことだらけです。

上述の端末の管理にしても、従業員が使うモバイル端末を管理者がリモートで管理できる機能で、機密保持は確保できますが、設定を失敗すると端末でメールの送受信などができなくなります。

しかし、設定項目はいくつもあり、何のための設定なのか、設定の選択肢によって何が変わるのか、ヘルプを読んでもとても難しいと感じました。

G suiteでドメインを取る場合は、ドメインの所有権の確認は済んでいますので、もっと簡単に始めることができるでしょう。

でもその先は？

たしかに便利な点もありますが、手放しでよいとは言えません。

無料試用期間中に、機能全般をしっかり試してみることをおすすめします。