日報をつけ始めました。

日報というと、1日の業務内容を部下から上司に提出するもの、というイメージでしょう。

ひとりで仕事をしているのに、誰に対して何を書くんだ?と、疑問に思われるかもしれません。

日報のきっかけ

日報をつけ始めたきっかけは、

『小さな会社の売上を倍増させる最速PDCA日報』(中司祉岐著、日経BP社、2019年)

という本がきっかけです。

著者の中司氏は、ご自身が考案したフォーマットの日報を主に中小企業の経営者につけてもらい添削する、という日報コンサルタントです。

ひとりで仕事をしていて、日々、何となく追われるように時間が過ぎていく状況が少しでも改善できればと、試してみることにしました。

日報の作り方

自分の日報は、本で紹介されているフォーマットを少しアレンジ(取捨選択)し、次のような構成にしています。

  • 今月の目標
  • 今日の目標とそれに対する今日の結果
  • そのうちやりたいと思っていること
  • 今日の予定とそれに対する今日の実績
  • よかったこと
  • ルール化すること
  • 反省点
  • 改善案
  • メモ

本では紙に書くようにとされていますが、どうしても自分には紙を持ち歩く習慣がないため、Evernoteに作っています。

作り方

こちらも、本で紹介されているものをアレンジした自己流の作り方です。

  • 今月の目標は、月初めに決めたものを基本的には毎日引継ぎます。
  • 今日の目標と今日の予定(タイムスケジュール)を前日に入力します。
  • そのうちやりたいと思っていることは、思いつく都度入力し、緊急度・優先度を加味してスケジュールに落とし込みます。
  • よかったこと、ルール化すること、反省点、改善案、メモも、思いつく都度入力します。
  • 1日が終わった夜に、今日の目標に対する結果、今日の予定に対する実績を入力し、翌日の分の今日の目標と今日の予定(タイムスケジュール)を入力します。
  • ルール化すること、改善案は、それだけを抜き出したノートを作っていて、そちらに転記します。

重視していること

自分自身が日報をつける上で重視していることは次の通りです。

時間の使い方のチェック

「Toggl」というツールで、何をどのくらいの時間行ったかを毎日測っていますが、デフォルトの画面では同じタスクが1つにまとめて表示され、完全な時系列にはなりません。日報をつける際には、これを時系列に直して振り返っています。

これにより、

  • 1つのタスクを集中して行うことができたか
  • 予定外のタスクが入ったかどうか
  • タイムスケジュール(=見積時間)と実際にかかった時間とのずれ
  • 始業~終業までの時間

などをチェックしています。

「Toggl」で記録しているものを入力しなおすのはどうかな、と思っていたのですが、1日に行うタスクが何十個もあるわけではないのでそれほど時間はかからず、振り返りの効果の方が大きいと感じます。

これを見ながら、予定外のタスクへの備え、実際にかかる時間に即したタイムスケジュールの組み方を考え、翌日以降のスケジュールに反映させます。

先送りの回避

漠然とやりたい、やらなけれならない、と思うことはあっても、そういうことは先送りになりがちです。

それらを「そのうちやりたいと思っていること」として書き出し、スケジュールにとりあえず落とし込むことで、先送りを回避することを試みています。

それでも、スケジュールに押されていくときは、本当に必要なのかを考えます。必要、と判断すれば、「絶対やるべきこと」という位置づけでスケジュールしますし、そうでなければ、いったん保留扱いに戻すか、削除します。

ルール化すること・改善案のまとめ

「失敗した」「今度はこうしよう」と思っても、それをまとめて記録しておく場所を作っていませんでした。

ルール化すること・改善案のまとめのノートを作り、折に触れて見返すことによって、次に活かすことができます。

日報の効果

日報をつけ始めて1ヶ月になります。

メリットとして感じるのは、

  • 今日1日のリセットができるようになったこと
  • 翌日のやるべきことに対する心の準備ができ、スムーズに翌日のタスクに入れる日が今までより増えたこと

です。

とはいえ、

  • 気づいたらすぐメモすることがまだ習慣化しておらず、気づきを活かし切れていない
  • PDCAの「A:Action」が不足している

ことを感じており、これはまだまだ課題です。

昨日の自分から今日の自分へ、今日の自分から明日の自分へ、日報を書き継ぐわけですが、「絶対やる」と前日の日報に書けば、翌日そのタスクをやる確率は、たしかに上がります。

言葉の力というか、自分と自分がする拘束力のない約束ではあっても、約束を破るということへの心理的な抵抗はあるように思います。

惰性にならないように工夫しながら、もうしばらく、日報を続けてみたいと思います。

ひとり日報も、意外といいですよ。

今日の花

フロックス(ハナシノブ科、原産地:北アメリカ東部)

買ってきたときはこう(下の写真)だったんです。店員さんが「そのうち白い花が咲いてきますよ」とは言っていたものの、こんなにびっちり花がついてびっくりしました。

以前買ったものは咲かずに蕾のままダメになってしまったので、どうかなと思っていたのですが、以前のは私の手入れが悪かったのでしょう…。これは持ちもよく、ほぼすべての蕾が咲ききりました。白のほか、ピンク、紫、ブルーなど、さまざまな色があります。

1日1新
~1日1つ、何か新しいことをする試み

Mr.Mood