MFクラウドで新プランがスタートしたこともあり、最近は、個人事業主の方や小規模な会社様(例えば、社長が経理もこなすような)にはfreeeをおすすめしています。

会計ソフトを新しくすると、過年度や期の途中までに他の会計ソフトで作ったデータを取り込むことになります。

また、利用開始後は、銀行口座やクレジットカードを自動連携したり、領収書をスキャンして登録するのがおすすめですが、自動連携に抵抗がある、1枚ずつスキャンするのがかえって非効率、といった理由で、データの取り込むで対応したい、というケースがあります。

freeeにデータを取り込むには複数の方法があるため、自分でも繰り返しヘルプページを確認したり、同じサンプルファイルを何度もダウンロードしてしまったりしたことがありましたので、まとめておきたいと思います。

※記載の情報は、すべて2019年5月24日現在のものです。

freeeに取引を取り込む方法

freeeに取引を取り込むには、4つの方法があります。

  1. 明細のアップロード
  2. 仕訳インポート
  3. 取引・口座振替のインポート
  4. Excelインポート

明細のアップロード

  • 目的:銀行口座やクレジットカード明細(freeeで「口座」として登録するもの)を取り込む
  • ファイル形式:csv

インターネットバンキングを利用していたり、クレジットカードのカード会員サイトに登録していたりすると、サイトから取引明細をcsvでダウンロードできます。

本来、銀行口座やクレジットカードは自動連携できるのですが、それをしないで、手動で取引を取り込みたい場合に利用します。

freeeが対応している口座であれば加工は不要で、ダウンロードしたcsvファイルをそのまま読み込ませることで、余分な行があっても削除され、必要なデータのみ取り込まれます。

仕訳インポート

  • 目的:他社の会計ソフトやExcelで作成しているデータを仕訳形式(振替伝票)で取り込む
  • ファイル形式:csv(弥生会計のフォーマット)

会計ソフトには仕訳データをcsvデータに出力する機能がついていることが一般的です。

弥生会計、会計王、ミロク、JDLの場合は出力したcsvデータを「乗り換え」の手順で取り込むことができますが、その他の会計ソフトの場合は、出力したcsvデータの表題行を弥生形式の項目名に修正したり、不足する項目を補ったりしたうえで取り込みます。

なお、過年度の仕訳データを取り込む場合は、移行前のシステムに関わらず、一律、この形式で取り込みます。

取引・口座振替のインポート

  • 目的:収入・支出や口座振替(銀行口座間の資金移動、Amazonでクレジットカードで購入、クレジットカード利用高の銀行口座からの引落等の資金移動)のデータを作成し取引として取り込む
  • ファイル形式:csv(freee所定のフォーマット)

収入・支出や口座振替が大量にあり、freeeの取引登録画面から登録するのが非効率な場合に利用します。別のシステムから収入や支出のデータをcsvで出力できる場合に適しています。出力したcsvデータの表題行をfreee形式の項目名に修正したり、不足する項目を補ったりしたうえで取り込みます。

ただし、システムにより、次の④Excelインポート(xls、xlsx)が指定されているものがある(弥生販売、販売王など)ため、確認が必要です。

取引と仕訳

freeeでは「仕訳」という概念は前面に押し出されていません。

「商品を売った」という事実を「取引」としてとらえ、その「取引」を行った日に「取引」を記録します。

そして、「取引」が「決済」されることにより完結すると考えます。

「決済」とは、代金をもらうあるいは代金を支払うことです。

「商品を売った」ときに、その場で現金で代金を受け取っていれば、「取引」を行った日付で、「現金」という決済手段で「決済済み」の「取引」として記録します。

「商品を売った」ときに、当月末締翌月末払いで掛け売りする場合、代金をもらうのは1ヶ月後です。この場合、「取引」を行った日付で、「未決済」の「取引」として記録します。

1ヶ月後に代金をもらったら、もらった日付で、「未決済」の「取引」が「決済済み」になったことを記録します。

Excelインポート

  • 目的:収入・支出、販売ソフト、他社会計ソフトの仕訳など、Excelで作成しているデータを取り込む
  • データ形式:Excel

Excelをcsvに変換しなくてよい、というのがポイントです。ただし、一部の販売システム・、元データがExcelの場合には、次の「Excelインポート」でファイル形式を変更することなく取り込むことができます。

したがって、②仕訳インポートや③取引・口座振替のインポートとの使い分けは次のようになります。

  • 仕訳の取り込み…元々のデータがcsvなら②仕訳インポート、Excelなら④Excelインポート
  • 販売システムなどのデータ…システムにより④Excelインポート(xls、xlsx)または③取引のインポート(csv)が指定されているものがある(弥生販売、販売王などは④)ため確認が必要。指定がなければ、元々のデータがcsvなら③、Excelなら④となる。
  • 口座振替は③のみ

Excelインポートの方が機能としては新しいので、収入・支出のシステムのデータを取り込む場合は、まずは④Excelインポートが対応しているのかを確認し、対応していなければ③取引のインポート、という手順になるかと思います。

なお、ヘルプページからダウンロードできる④Excelインポートのサンプルファイルには「発生日」と「金額」のみしか項目がありません。取引として登録するには、「取引先」、「品目」、「備考」(摘要として)などの項目を追加する方がよいでしょう(システムから出力するデータを使う場合には、それに含まれていれば問題ありません)。

おわりに

freeeへ手動で取引を取り込む方法についてご紹介しましたが、

  • ①明細のアップロードは、自動連携で対応(基本使わない)
  • ②仕訳インポートは、移行時のみ(その後は使わない)
  • ③取引・口座振替のインポート、④Excelインポートは、自動連携非対応のシステムのデータを取り込みたい場合のみ使う

というのが理想でしょう。

今日の花

スターチス(イソマツ科、原産地:地中海沿岸)

普段より背景が赤みがかっていますが、私のカメラは青みが強く出るため、花の色を本物に近く色調調整した結果です。スターチス(しかも紫)はどちらかというと、「・・・」という花材なのですが、意外と写真写りがよくて見直しました。

編集後記

Excelを扱う量が増えると、重要なのが、キーボードショートカットや(自分が)未知のExcel機能です。先日、「フラッシュフィル」(連続するデータの規則性を自動で判別して空白のセルに自動入力してくれる)という機能を偶然発見し、感動しました。

※下図のサンプルデータの日付、伝票No.は仮のものです。

A3からA11にA2と同じ[明細行]という文字列を入れたいとき、A3にカーソルを置いて、

フィル→フラッシュフィルをクリックするだけで、

一瞬でコピーされる。

本編より、こちらの方が役に立ったりして…。

1日1新

コンビニのFAXでDMをお断り(宅急便のDM便で届くDMは、宅急便の方に来てもらって戻さなければならないし、戻しても効果がないことの方が多く、結局来たら捨てるの繰り返し。今回届いたDMには「FAXで不要と連絡して」とあり、初めて「FAXするか」と思ったのですが、事務所のFAXには発信者情報があるからいったん削除して、非通知でFAXして、また発信者情報を設定してっていうのが面倒になって、コンビニに行きました。でも50円はちょっと高い。ほんと迷惑なので、送ってこないでほしいです…。)

「1日1新」について詳しくはこちら