私の事務所は、普段の書類のやり取り等については、可能であれば電子データでお願いしているのですが、帳簿についてはまったくペーパーレスが進んでいません。

先日も、総勘定元帳を印刷し、さあ製本と思ったら表紙がない・・・。

こんなとき、電子帳簿だったら。

ということで、電子帳簿保存について取り上げます。今回は法人の帳簿に限定します。

国税関係帳簿とは

国税関係帳簿とは、青色申告法人が備え付けるべき帳簿で、具体的には、 仕訳帳、総勘定元帳、その他必要な帳簿(現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など)です。

保存期間と保存方法

青色申告法人は、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間、帳簿を本店に備え付けなければなりません。

保存方法の原則は「紙」ですが、電子帳簿保存法に基づき一定の要件を満たした上で、税務署長の承認を受けた場合は、「電子データ」または「COM(Computer Output Microfilm:コンピューター出力マイクロフィルム:コンピューターから直接出力を行うマイクロフィルム)」で保存することが可能です。

なお「電子データ」で保存する場合、記録するメディアについての規定はありませんので、任意に選択することができます。

電子帳簿保存法で求められる要件

電子帳簿保存法で求められる要件は、次のとおりです。

  1. 自己が最初の記録段階から一貫してコンピューターを使用して作成するものであること
  2. 業務の処理に係る通常の期間(おおむね1ヶ月程度)内に記録されていること
  3. 電磁的記録の訂正・削除・追加の事実及び内容を確認できるシステムを使用していること
  4. 帳簿間での記録事項の相互関連性が確保されていること
  5. システムの開発関係書類等(取扱説明書等)を備え付けていること
  6. 見読可能装置(ディスプレイなど)を備え付けていること(設置台数などの規定なし)
  7. 検索機能が確保されていること(システム上でなくパソコンの機能を使う場合であっても、検索できれば可)

記帳代行を委託している場合(①、②関連)

「自己が・・・」とありますが、帳簿を保存する者が主体的に、という意味であり、記帳を会計事務所や記帳代行業者に委託することは可能です。

ただし、定期的に入力済みのデータを提供してもらい、帳簿の保存場所(本店、支店等)のディスプレイや書面に出力できることが求められます。このため、おおむね1ヶ月ごとに記帳してもらう必要があり、1年分をまとめて記帳してもらう、といった場合は要件を満たしません。

オンラインマニュアルの場合(⑤関連)

取扱説明書について、冊子ではなくインターネット上のマニュアルしかない場合であっても、冊子のように見やすく、簡単に印刷できるものであれば問題ありません。

PDFファイルやWebページであれば、問題ないでしょう。

業務システムと会計システムを連携している場合(③関連)

例えば、販売システムや購買システムなどの業務システムを会計システムに連携させ、仕訳を生成することはよくあります。

この場合に「仕訳帳」と「総勘定元帳」を電子帳簿として申請した場合、会計システムのデータのみではなく、連携元である業務システムのデータも併せて保存する必要があります。

また、会計システムのデータを訂正・削除等する場合に業務システムのデータを訂正・削除等して連携し直すシステムであれば、業務システムのデータの訂正・削除等の内容が確認できる必要があります。

帳簿間の記録事項の関連性(④関連)

明細データで記録する場合

仕訳帳のデータと総勘定元帳のデータが1対1で対応する場合等です。

この場合、仕訳に伝票番号を付すことにより、仕訳帳と総勘定元帳のデータを紐づけることができれば問題ありません。

集計した結果を転記する場合

売上帳(販売システムのデータなど)の1ヶ月分の合計値を総勘定元帳に転記する場合等です。

この場合、売上帳の合計値と総勘定元帳の伝票番号に同じ番号を付すことにより、データを紐づけることができるようにします。

税務署への承認申請

電子データによる保存等を開始する日の3ヶ月前までに、本店所在地の税務署長宛に承認申請書を提出する必要があります。

なお、保存を開始する日の前日までに要件を満たす体制を整えることができれば、申請書提出時点で完了していなくてもかまいません。

また、年度の途中からでも申請することは可能です。

どこの税務署に申請するか?

帳簿については、紙でも電子データでも、支店や営業所等で保存することが認められています。

しかし、税務署への承認申請は、帳簿の保存義務者(=法人)の本店所在地の所轄税務署宛行います。支店や営業所等でデータを保存する場合は、支店や営業所等単位で保存する旨の申請を行うことになります。

取りやめるときはどうする?

電子データによる保存をやめる場合は、取りやめの届出書を提出します。

提出すると、提出日後の記録はもちろん、提出日時点で保存していた電子データをすべて紙に出力して保存する必要があります。

一度始めたら戻れませんね。

弊所で利用する会計システムの対応状況

私の事務所では、主にJDL、弥生会計、freee、MFクラウドを利用していますが、電子帳簿保存への対応状況は次のとおりです。

  • JDL→○(会計データの新規作成または次期繰越時に設定)
  • 弥生会計→○(会計データの新規作成または次期繰越時に設定)
  • freee→×(領収書類のスキャナ保存には対応)
  • MFクラウド→×(領収書類のスキャナ保存には対応)

承認申請自体は年度の途中でも可能ですが、会計システム的には対応にひと手間かかりそうです。

クラウドの会計システム2つは未対応ですが、削除履歴等を残すのが難しいのでしょうか?

おわりに

適時に帳簿に記録する、というのは当たり前に必要なことですが、その履歴をすべてさかのぼってチェックされるというのは、心理的なハードルが高いように思います。

小規模の会社であれば帳簿の冊数もそれほどないため、電子帳簿にしよう、というモチベーションは若干わきづらいかもしれません。

今日の花

ユーカリポポラス(フトモモ科、原産地:オーストラリア)

ユーカリは種類が多く、これはうちわ(ほど大きくありません)のような形の葉が特徴的です。茎の色の赤と葉の少し白みがかった緑との対比が、いつも見てもきれいだなと思います。