連休が終わり、今日から通常営業です。

旅行に出かけたわけでもなく、振り返ると特別「何をした」というものもなかったのですが、一つ、「時間管理」についてじっくり考え、今日からの生活でトライしてみようというスタイルをまとめました。

「時間管理」について時間をかけて考える、というのも矛盾しているようないないような…。

タイムトラッキング

タイムトラッキングツールというものがあります。自分がどのようなことにどれだけ時間を使っているかを計測するタイマーのようなものです。

税理士事務所に勤務していたころ、あまりにも仕事が終わらないため、いったい何に時間がかかっているのか可視化できるものはないか?と調べたのがきっかけです。

何種類ものツールがありますが、その頃から今に至るまで、「toggl」というツールを使っています。

時間の計測、クライアント・プロジェクト・タグの作成による分類と集計といった基本的な機能は無料で利用でき、カレンダーやTodoリストなどの様々なアプリと連携できます。

開業すると、時間はより重要なものになります。

  • すべてのお客様に対して、自分が(現時点で)良しとするクオリティーの業務を提供するための、お客様ごとの時間配分
  • 顧問料を決める一つの基準(時間単価がすべてではないとはいえ)
  • 自分がしたい生き方をするための、自分への時間配分

時間の計測は続けていたにもかかわらず、「業務量(お客様の数)は税理士事務所に勤務していたころと比べて大幅に減っているのに、なぜか時間に追われる」という感覚をずっと持っていました。

この休みを利用して、togglのデータをじっくりながめてみました。

時間計測の問題点

2019年4月のtogglのサマリーグラフがこちらです。

時間の総計を平日で割ると平均的な月ですが、パッと見で目立つ点が2つあります。

  1. 1日の労働時間がバラバラ
  2. 月の前半と後半がアンバランス

①の「1日の労働時間がバラバラ」については、外でお客様とお会いしたり、逆に私用があったりすると、どうしてもばらつきは出ますが、それにしても突出している日(4/5、4/16、4/23)があります。

②の「月の前半と後半がアンバランス」については、4/6と4/7の土日は仕事をしないと終わらなかった、という状況です。その翌週は、体調を崩したこともあり、労働時間がかなり少ないのですが、土日は使わずに乗り切れているため、それだけ仕事量がその前の週に集中していたことがわかります。

2月、3月を除いては、だいたいどの月も同じような傾向がありました。

1週間や1ヶ月の単位で回ればいい、とも考えられますが、日ごとにばらつきがあると、実際の時間以上に「たくさん働いている」という印象が強く残り、現実にも疲れが取れづらくなるような気がします。

さらなる問題点は、

  • これまでこういう簡単な分析すらしていなかった
  • 分析するためのデータが不完全だった(つけ忘れ、データの分類の規則性が不十分など)

ということです。

1日に何をしよう・何をしなければならないと計画し、それを実行して時間を測っていたのですが、その先がなかった。

PDCAでいうところの、「Plan」と「Do」までで、「Check」(「C」)から先がなかった、というわけです。

これからのためにやったこと・やること

  1. 1日のスケジュールの見直し
  2. 月のスケジュールの見直し
  3. 時間計測データの分類の見直し

①1日のスケジュールの見直し

コアタイムをきちっと決め、それに従って、スケジュール+Todoを入れ直しました。

自分の場合、「分刻み」の管理はどうしても合わないので、30分単位で、ポモドーロテクニックを取り入れてみようと思っています。ポモドーロテクニックは何度か試しているのですが、タイマーを押し忘れるとか、逆に夢中になって25分では足りないとかで、なかなか続かないのですが今度こそ…。

②月のスケジュールの見直し

定例の業務が集中する月の前半には、緊急性の低いの予定を、極力入れないようにします。業務の性質上、前倒しはなかなか難しいので、他の予定を入れないようにして時間をブロックすることが対応策になるのではないかと思います。

この月ではないですが、必須ではない研修とか営業の面談を月の前半に入れてしまって、後から困ったこともありました…。

③時間計測データの分類の見直し

togglは、クライアント・プロジェクト・タグ別に集計ができます。タグが管理したい最小単位の分類になりますので、そこをより細分化する形で見直しました。タグに紐付ける業務の内容を明確化することで、分析が正確になるのではと考えています。

おわりに

遅きに失した感もありますが、自分が何をしていきたいか、そのためにはどんなことにどれだけ時間を使いたいか、どこに主眼を置いて管理をすればその時間を確保できるのか、というのは、開業してから経験を重ねて、ようやく見えてきた気もします。

自分にとって、この連休は、開業してからの一区切りをつけるための、良いきっかけになったような気がします。

今日の花

ひまわり(キク科、原産地:北アメリカ中・西部)

そろそろ「暑い」と感じる日が出てきましたね。この花の季節到来です。ひまわりもいろいろな種類があります。オーソドックスな中心が茶色のものから、このような中心が黄色(黄緑)のもの、花弁が赤茶色のもの、八重のものなど様々です。今日は休み明けということで、元気をもらいたくて、この花を載せました。

編集後記

休み明け初日の今日は、珍しく(?)目覚まし通りに起きられました。最近、部屋の照明を留守番機能(不在がばれないようにタイマーで点灯・消灯する)を使って起きる時間の少し前に点灯させているのですが、これがなかなか効き目があります(「つけっぱなしで寝ちゃったのかしら」とわざわざ消して二度寝したこともありますが…)。この留守番機能はよくできていて、毎日同じ時間に点灯・消灯すると、それはそれでタイマーとばれてしまうので、いったんセットすると、初日は設定時間、翌日以降は設定時間+2パターンの全3パターンでランダムに点灯・消灯するのです(機種によります)。ただし、私の用途ではランダムに点灯されると困るので、毎日セットしなおしています…。