自分で会計の帳簿をつけようとするとき、勘定科目がわからない、と躊躇してしまうことがあると思います。

そもそも勘定科目とは?

会社の行う事業活動の状況や、会社に帰属する預金などの財産や借入金などの債務の状態を明らかにするため、日々行う取引を分類して記録します。

取引を記録するために必要となる分類のことを勘定科目といいます。

財産や債務を表す勘定科目は、そのものを表す名称がついています。

例)現金、預金、売掛金、商品、建物、買掛金、借入金など

事業活動の状況を表す勘定科目は、もうけを出したり、コストを払ったりしたことの内容や性質を表す名称がついています。

例)売上高、仕入高、給与手当(給料のこと)、旅費交通費、消耗品費、諸会費、支払利息など

貸借対照表と損益計算書

これらの勘定科目を使って記録した1年分の取引を集計し、1年間の事業活動の結果、年度末に会社に帰属する財産や債務はいくらか、1年間の事業活動でどれだけもうかったかあるいは損したかをそれぞれ1つの表にしてまとめます。

この過程が決算であり、財産や債務を表す集計表を貸借対照表、もうけか損かを表す集計表を損益計算書といいます。

勘定科目のルール(会計・税務)

会社法のルール

会社法に基づく計算書類は、「会社計算規則」に従って作成します。この中に、貸借対照表と損益計算書の表示方法が定められています。

貸借対照表

  • 資産、負債、純資産の3つの部に区分する
  • 資産の部と負債の部の各項目は、資産や負債を表す適当な名称(=勘定科目)をつける

そのうえで、資産の部、負債の部、純資産の部をさらに区分する(流動資産など)ことが定められ、各区分に属する資産、負債の具体的な内容が挙げられています。

損益計算書

  • 売上高、売上原価、販売費及び一般管理費、営業外収益、営業外費用、特別利益、特別損失に区分する
  • 損益計算書の各項目は、当該項目にかかわる収益もしくは費用又は利益もしくは損失を表す適当な名称(=勘定科目)をつける

損益計算書については、損益金額の表示方法が挙げられています。

金融商品取引法のルール

金融商品取引法に基づき上場企業が公表する有価証券報告書等は、「財務諸表等の用語、様式及び作成方法に関する規則」(以下、「財規」という。)に従って作成します。

貸借対照表と損益計算書の基本的な構成は会社法のルールと同じです。

ただし、有価証券報告書等は、投資家が投資(株式を売ったり買ったりする)判断するために用いられるものであるため、

  • 比較可能性の確保
  • (投資判断に影響を与えない範囲で)開示の簡素化

といった特徴があります。

例えば、貸借対照表の流動資産のうち、現金及び預金、売掛金、商品などは必ず勘定科目で表示しなければならないと定められていますが、それ以外のもの(未収入金など)については、資産の合計金額の5%以下であれば「その他」として一括して表示することができます。

開示の簡素化を図りつつ、一律に詳細なルールを適用することにより、会社間の財務数値を同じ条件で比較することができるようになっています。

税法のルール

青色申告をする法人が作成すべき貸借対照表と損益計算書については、「法人税法施行規則」に定められており、貸借対照表と損益計算書に記載する科目(=勘定科目)が列挙されています。

見た感じ古い・・・。しかも、会社計算規則や財規には見かけない科目も並んでいます。

実務上は、会社法をベースにした貸借対照表や損益計算書でまったく問題ありません。

補助科目とは?

勘定科目の中で内訳の管理をしたい場合に、勘定科目をさらに細かく分類することもあります。これを補助科目といいます。枝番をつけるようなイメージです。

例えば、

  • 小口現金を支店別に管理するため、支店ごとに補助科目を作る
  • 預金を口座別に管理するため、口座ごとに補助科目を作る
  • 売掛金を顧客別に管理するため、顧客ごとに補助科目を作る
  • 売上と原価を工事別に管理するため、工事ごとに補助科目を作る

などの使い方があります。

特に財産や債務については、日々、取引を帳簿に記録することによって、常に帳簿の残高と現物の残高を一致させる必要があります。

複数の預金口座の取引をすべて同じ帳簿に記録していたら、口座ごとの残高はわかりません。このため、補助科目を使います。

収益や費用でも、種類ごとの累計を管理したいものがあれば、補助科目を使います。

勘定科目を増やすことも可能です。

ただ、同じ性質のものは、勘定科目を増やすのではなく、補助科目を作って分類することが多いように思います。

勘定科目を増やしすぎてしまうと、分類全体の合計はわかりづらくなります。

例えば、売上の顧客ごとに売掛金の勘定科目を分けてしまうと、売掛金全体の残高を知りたいときには、すべて合計しなければならなくなります。

会計ソフトを使う場合には、仕様の制約で一定の数しか勘定科目を増やせない場合もあります。

勘定科目=経営を管理しやすくするための分類

監査法人に在籍していた頃は、表示の誤りにも目を光らせ、チェックリストを必ず使っていましたので、税理士事務所に勤務し始めた当初は、勘定科目のバラバラさがものすごく気になりました。

今は、勘定科目はお客様が数字を管理しやすくするための手段と考えています。

会社のビジネスや経費が使われる傾向を踏まえ、単独で管理した方が良いと判断する取引については、勘定科目を新たに設けるようにしています。

ご自身で入力していただくときは、2つだけお願いしています。

  1. 何でも雑費につけない
  2. 同じ内容の取引は同じ勘定科目で記録する

数字を管理するには、何にいくら使ったかがわかるようにしておく必要があります。

このため、勘定科目を何にしたらよいかわからないから、といって、何でも雑費にしてしまうのはおすすめできません。

また、前の月、毎月の平均、前年の同じ月などと比較するときに、同じ内容の取引が別の勘定科目で記録されていると、正確な分析ができません。このため、同じ内容の取引は同じ勘定科目で継続して記録してほしいのです。

例えば、文房具を購入した際に事務用品費にせず、消耗品費にしてもかまわないけれど、次に買ったときも消耗品費にしてください、ということです。

勘定科目はこわくない

「勘定科目がわからない」

とおっしゃる方に、

「勘定科目は確かにたくさんありますが、例えば、現金なら「現金」、銀行の預金なら「預金」です。経費で頻繁に発生するのは、例えば、電車に乗ったら「交通費」、電話代は「通信費」、電気代は「水道光熱費」、などで、イメージ通りの名前のものが多いですよ。」

と例を挙げていくと、「現物や経費の内容からイメージできる勘定科目が多いんだな、これならできそう」、と思っていただけたりします。

難しく考えず、試してみることをおすすめします!

おわり。

今日の花

鶏頭(ヒユ科、原産地:アジア、アフリカの熱帯(推定))

「鶏頭は首」(いけばなの先生談)だそうです。茎の先端からひだのような部分につながるくびれたところです。ぶちぶちしていて、これが美しいのかちょっと疑問です・・・。